Whistleblowing

Oznamování o možném protiprávním jednání dle zákona o ochraně oznamovatelů

V souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen “ Zákon“), účinným od 1. srpna 2023, který byl vydán v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, společnost ELK WINDOWS s.r.o. (dále též jen „ společnost“) určuje příslušnou osobu a zavádí vnitřní oznamovací systém (dále jen “ VOS“) k přijímání oznámení, dále nastavuje a zveřejňuje pravidla pro způsoby oznamování, samotné nakládání s oznámením, zajištění ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochranu informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. Současně společnost zajistila uveřejnění těchto informací způsobem umožňujícím dálkový přístup.

I. Vnitřní oznamovací systém společnosti

Příslušná osoba společnosti
Jako příslušná osoba společnosti pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určena paní Mgr. Jana Válková, DiS. – kontakty jsou uvedeny níže – viz část „Jak lze oznámení podat?“

Jak lze oznámení podat?
V případě písemného oznámení:
Preferovanou formou je vyplnění formuláře ke stažení na webu společnosti v části s názvem „Oznámení o možném protiprávním jednání dle zákona o ochraně oznamovatelů“ (zde).

Formulář lze stáhnout a zaslat emailem (viz níže) nebo vytisknout, vyplnit a zaslat na adresu společnosti nebo lze oznámení učinit i ve vlastní – volné (nikoli formulářové) formě s tím, že oznámení však vždy musí obsahovat minimální stanovené náležitosti – viz část „Co by mělo obsahovat oznámení?“.

1. Elektronicky zasláním e-mailové zprávy na e-mailovou adresu: [email protected]

Přístup k této e-mailové adrese má pouze příslušná osoba.

2. V listinné podobě (takto podané oznámení v zalepené obálce by mělo být označené viditelně a čitelně nápisem „NEOTEVÍRAT-WHISTLEBLOWING – K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY“) nebo jiným vhodným způsobem, aby se nedostalo do nepovolaných rukou, nýbrž jen a pouze do rukou příslušné osoby společnosti, a má být doručeno na ELK WINDOWS s.r.o., Strkovská 297, 39111 Planá nad Lužnicí.

V případě ústního podání:

Telefonicky na telefonním čísle: +420 381 604 700 s tím, že z rozhovoru se pořizuje zvukový záznam.

Osobně po předchozí domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba společnosti povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejpozději však musí dojít k osobní schůzce do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal) s tím, že místo pro osobní podání bude, pokud tomu nebudou bránit závažné důvody, které je povinen oznamovatel sdělit, kancelář příslušné osoby společnosti v sídle společnosti (Strkovská 297, 391 11 Planá nad Lužnicí). Bude pořizována zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil.

Přijímání a vyřizování oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému společnosti je technicky i organizačně nastaveno takovým způsobem, aby nemohlo dojít k odhalení identity oznamovatele. S jeho totožností a s obsahem oznámení má právo seznámit se pouze osoba příslušná k přijímání a vyřizování podnětů, která je vázána mlčenlivostí a je povinna zachovávat důvěrnost obsahu podání v průběhu prošetření podnětu i po skončení svého pracovního poměru.

O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže:

• oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě

Co by mělo obsahovat oznámení?

Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle předchozí věty, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa. Pokud oznamovatel tyto údaje neuvede, tak se k podanému oznámení nepřihlíží. Dále oznámení obsahuje informace o tvrzeném protiprávním jednání (viz část „Co lze učinit předmětem oznámení?“)

Kdo může být oznamovatelem?

Oznamovatelem může být fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností, včetně ucházení se o práci, či jinou obdobnou činnost, dozví o protiprávním jednání, které se týká některé z oblastí uvedených v § 2 odst. 1 Zákona.

Společnost v souladu s § 9 odst. 2 písm. a) Zákona vylučuje přijímání oznámení od externí osoby, tzn. osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona.

Oznámeními učiněnými anonymně se nebude pověřená osoba zabývat. Na anonymní oznámení se neuplatní postupy podle zákona, dokud nevyjde najevo identita oznamovatele.

Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti a má tedy pádný důvod se domnívat, že jím oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno. Při získávání podkladů dokládajících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu. Příslušná osoba nesmí údaje z oznámení poskytnout třetí osobě, která není také ustanovena jako příslušná osoba s výjimkou předávání informací příslušnému orgánu veřejné moci podle jiných právních předpisů.

Co lze učinit předmětem oznámení?

Oznamovatel by měl poskytnout ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání – rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit efektivní způsob prošetření oznámení a rychlé přijetí nápravného opatření.

Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které

a. má znaky trestného činu
b. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč
c. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo
d. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

• finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele,
• souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí,
• bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie[1], nebo
• fungování vnitřního trhu[2] včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Co nelze učinit předmětem oznámení?

Oznamovat nelze (tedy za oznámení podle Zákona se nepovažuje oznámení či jeho část):

• informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit
• svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky,
• vnitřní pořádek a bezpečnost,
• ve větším rozsahu životy a zdraví osob,
• ochranu informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie[3],
• plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany,
• významné bezpečnostní operace,
• bojeschopnost ozbrojených sil České republiky, nebo
• informace o činnosti zpravodajských služeb České republiky,
• informace, jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobného zpovědnímu tajemství[4].

Co následuje po podání oznámení?

Po podání oznámení následuje řádné posouzení důvodnosti oznámení a jeho pravdivosti příslušnou osobou.

Lhůty pro vyřízení oznámení:

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou /to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal, aby o přijetí oznámení nebyl vyrozuměn, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých oznámení lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát);
• za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě.

Způsob a postup vyřízení oznámení:

Příslušná osoba posoudí, zda oznámení splňuje podmínky pro vyřízení. Příslušná osoba potvrdí přijetí oznámení.

Příslušná osoba prošetří informace v oznámení a v případě jejich potvrzení učiní patřičné kroky, zejména navrhne nápravná opatření, případně učiní další kroky, např. postoupí podání orgánům činným v trestním řízení, přestupkovým orgánům nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.

O výsledku prošetření a o navržených opatření příslušná osoba vyrozumí oznamovatele ve shora uvedených lhůtách.

Jak je oznamovatel chráněn?

Je výslovně zakázáno uplatňovat vůči oznamovateli-whistleblowerovi odvetná opatření. Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele podle § 2 odst. 3 a 4 Zákona, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle následujícího odstavce může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
• zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru,
• zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
• odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,
• uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
• snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
• přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
• služební hodnocení nebo pracovní posudek,
• neumožnění odborného rozvoje,
• změna pracovní nebo služební doby,
• vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
• zásah do práva na ochranu osobnosti.

Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani:

• osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
• osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
• osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,
• osoba oznamovatelem ovládaná,
• právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
• právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
• osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 Zákona, nebo
• svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

Jaké informace společnost v souvislosti s oznámením zpracovává?

Společnost zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dalších dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny a které jsou nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce vztahuje, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR. Všechny informace, včetně osobních údajů oznamovatele a dalších dotčených osob, jsou/budou zpracovávány výhradně odděleně od ostatních informací v rámci zabezpečených (šifrovaných) datových souborů a datových úložišť a primárně slouží po celou dobu uchování pouze pro pověřenou příslušnou osobu v rámci prováděného prošetřování a evidence přijatých oznámení a k přijímání opatření pro zajištění ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními (doba uchování činí nezbytně nutnou dobu, minimálně 5 let od data přijetí oznámení).

II. Vnější (externí) oznamovací systém

Oznamovatelé mohou rovněž podávat oznámení prostřednictvím externího (vnějšího) oznamovacího systému, vedeného Ministerstvem spravedlnosti České republiky. Bližší informace o postupu při přijímání oznámení jsou uveřejněny na internetových stránkách Ministerstvem spravedlnosti České republiky (www.justice.cz); společnost informuje, že oznámení může být učiněno prostřednictvím webového formuláře Ministerstva spravedlnosti https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/, nebo v listinné formě na adresu: Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10, nebo e-mailem: [email protected] nebo telefonicky 00420 221 997 840.

III. Uveřejnění oznámení

Ochrana podle Zákona náleží i oznamovateli, který oznámení uveřejnil, pokud

• podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo pouze ministerstvu a ve lhůtách stanovených tímto zákonem nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření podle Zákona,
• má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo,
• má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení Ministerstvu spravedlnosti existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo osoby, jimž má být poskytována ochrana dle Zákona, vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožen postup řádného prošetření oznámení ministerstvem.

[1] Článek 325 Smlouvy o fungování Evropské unie.
[2] Článek 26 odst. 1 a 2 Smlouvy o fungování Evropské unie.
[3] Například směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/81/ES ze dne 13. července 2009 o koordinaci postupů při zadávání některých zakázek na stavební práce, dodávky a služby zadávajícími orgány nebo zadavateli v oblasti obrany a bezpečnosti a o změně směrnic 2004/17/ES a 2004/18/ES.
[4] § 7 odst. 1 písm. e) zákona č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a o změně některých zákonů (zákon o církvích a náboženských společnostech), ve znění pozdějších předpisů.